Il Regolamento (UE) 2023/1230 introduce una novità molto rilevante per i fabbricanti: la possibilità di fornire le istruzioni per l’uso in formato digitale. È un cambiamento importante, perché consente di ridurre carta, migliorare l’aggiornamento documentale e rendere più efficiente la gestione delle informazioni a corredo della macchina.
Questa possibilità, però, non significa che il manuale possa essere sostituito da un semplice link generico o da un QR code non gestito. Il formato digitale è ammesso solo se il fabbricante assicura accessibilità, conservazione, disponibilità, possibilità di stampa e copia cartacea gratuita nei casi previsti.
Cosa cambia rispetto alla Direttiva Macchine
Nel regime della Direttiva 2006/42/CE, il tema del formato del manuale è stato tradizionalmente gestito con grande prudenza, soprattutto per le informazioni di sicurezza. Il Regolamento Macchine aggiorna il quadro e riconosce esplicitamente la possibilità di istruzioni digitali, coerentemente con l’evoluzione tecnologica dei prodotti e dei processi documentali.
Dal 20 gennaio 2027, quando il Regolamento sarà applicabile e la Direttiva 2006/42/CE sarà abrogata, i fabbricanti potranno impostare una gestione digitale più strutturata. La transizione va però progettata ora, perché richiede procedure, infrastruttura documentale, controllo delle versioni e indicazioni chiare per il cliente.
Quando il manuale può essere digitale
Il manuale può essere fornito in formato digitale quando il fabbricante rispetta le condizioni previste dal Regolamento e garantisce che l’utilizzatore possa accedere realmente alle informazioni. Il punto centrale è la disponibilità delle istruzioni nel momento in cui servono: installazione, messa in servizio, uso, manutenzione, regolazione, risoluzione dei problemi e gestione delle emergenze.
Condizioni da rispettare
Le istruzioni digitali devono essere rese disponibili in modo tale che l’utilizzatore possa accedervi, scaricarle, salvarle e stamparle. Devono restare disponibili per un periodo adeguato e compatibile con la vita utile prevista della macchina, secondo quanto richiesto dal Regolamento. È inoltre necessario indicare chiaramente come accedere alla documentazione.
- accesso semplice e diretto alle istruzioni;
- possibilità di scaricare e stampare il documento;
- disponibilità online per il periodo richiesto;
- identificazione chiara della macchina, modello, versione e manuale applicabile;
- lingua comprensibile all’utilizzatore secondo le regole dello Stato membro di destinazione;
- procedura per richiedere copia cartacea, quando prevista.
Copia cartacea su richiesta
Il Regolamento prevede che, in determinate condizioni, l’utilizzatore possa richiedere gratuitamente una copia cartacea delle istruzioni. Per questo motivo il fabbricante deve predisporre un canale chiaro per la richiesta, ad esempio un indirizzo email o una pagina dedicata, e una procedura interna per evadere la richiesta in modo tracciabile.
Per macchine destinate a utilizzatori non professionali, o quando la sicurezza lo richiede, occorre prestare particolare attenzione alla disponibilità delle informazioni di sicurezza anche in formato fisico o comunque immediatamente accessibile sul prodotto o con esso.
QR code, portale documentale e tracciabilità
Una soluzione efficiente può essere l’utilizzo di QR code collegati a un portale documentale controllato dal fabbricante. Il QR code può essere collocato sulla targhetta, sulla macchina o nella documentazione di accompagnamento. Tuttavia deve puntare a un ambiente stabile, gestito, sicuro e capace di mantenere la documentazione nel tempo.
- Definire un sistema di codifica documento/versione collegato a modello e seriale macchina.
- Stabilire dove saranno conservati manuali e dichiarazioni UE di conformità.
- Garantire download, stampa e accesso senza barriere inutili.
- Mantenere storico versioni e tracciabilità delle revisioni.
- Prevedere un processo per richieste di copia cartacea e aggiornamenti.
Cosa scrivere nel manuale
Il formato digitale non riduce i contenuti richiesti. Il manuale deve continuare a contenere tutte le informazioni necessarie per uso previsto, trasporto, installazione, messa in servizio, uso, manutenzione, rischi residui, DPI, ricambi, emissione acustica e sicurezza in tutte le fasi di vita. La EN ISO 20607 resta un riferimento tecnico utile per strutturare informazioni chiare e leggibili.
Errori frequenti
caricare un PDF online senza controllo versione
usare QR code non collegati a una pagina stabile
non prevedere la copia cartacea su richiesta
non garantire stampa e download
non identificare il manuale applicabile alla specifica macchina
digitalizzare solo il layout, senza migliorare struttura, chiarezza e usabilità.
Come Waves Engineering supporta i fabbricanti
Waves Engineering supporta i fabbricanti nella redazione e digitalizzazione dei manuali d’istruzioni secondo EN ISO 20607 e Regolamento Macchine. Possiamo aiutare a definire struttura, contenuti, gestione dei rischi residui, sistema documentale digitale, QR code, dichiarazioni e procedure interne per la conservazione della documentazione.
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FAQ
Dal 2027 il manuale può essere solo digitale?
Il Regolamento consente il formato digitale, ma non elimina le condizioni da rispettare né la possibilità di copia cartacea gratuita quando prevista.
Il QR code basta per essere conformi?
No. Il QR code è solo un mezzo di accesso. Serve un sistema documentale stabile, accessibile, scaricabile, stampabile e tracciabile.
La digitalizzazione cambia i contenuti del manuale?
No. I contenuti richiesti restano completi. Cambia il formato di fornitura, non la responsabilità del fabbricante sulla qualità delle informazioni.